För ett decennium sedan var det sällan ett alternativ att arbeta hemifrån. Men under covid-19-pandemin övergick miljontals människor till att arbeta helt på distans.
Det räcker dock inte att bara överföra processer från kontoret till en distansarbetsplats. Medarbetarna måste lära sig att anpassa sig till sin nya miljö och förbli produktiva.
Ställ i ordning din arbetsplats
Det är ingen hemlighet att det blir allt vanligare att arbeta på distans. Oavsett om det är en del av en befintlig eller en ny arbetsroll måste medarbetarna förbereda sig på de utmaningar som följer med denna förändring.
Det första steget i förberedelserna för distansarbete är att ordna en arbetsplats. Helst ska det vara en plats som är optimerad för fokus. Det innebär att du undviker distraktioner som rörighet, buller och visuella distraktioner. Dessutom är det viktigt att ha ett bra ergonomiskt skrivbord eller bord som är i rätt höjd för din kropp.
Att flytta runt din arbetsplats under dagen kan också hjälpa dig att hålla dig fokuserad och energisk. Överväg att ta med dig arbetet till ett annat rum eller till och med utomhus för att få lite frisk luft när det är möjligt. Om det inte är möjligt kan du använda några enkla saker för att ändra stämningen på din arbetsplats, t.ex. tända ett ljus eller sätta upp några växter. Det kan vara skillnaden mellan en produktiv arbetsdag och en jobbig.
Utforma ditt schema bättre
En av de största utmaningarna med distansarbete är att upprätthålla ett schema som gör att du kan fokusera, slutföra uppgifter och lämna ditt hemmakontor vid en rimlig tidpunkt. Många företag låter sina anställda välja sina egna scheman, medan andra fastställer dem på enhets- eller avdelningsnivå. Oavsett hur ditt företag lägger upp sitt schema för distansarbete är det en bra idé att skapa en rutin som hjälper dig att upprätthålla en känsla av produktivitet under hela dagen. Överväg en morgonrutin som får dig i en produktiv sinnesstämning, schemalägg möten och samtal tidigt på dagen för att förhindra distraktioner och prioritera uppgifter som kräver din mest fokuserade uppmärksamhet.
Glöm inte att ta regelbundna pauser. Planera in tid för en snabb stretchpaus, en kopp kaffe eller till och med lite sociala medier, och se till att stämpla ut vid en rimlig tidpunkt för att undvika utbrändhet. Många distansarbetare upplever att de tenderar att arbeta längre hemma, så se till att ha en tydlig gräns mellan arbete och privatliv.
Var beredd på distraktioner
Under normala omständigheter kan man klaga på möten, men deltagarna i COVID-19 Pulse-undersökningen rapporterade att dagliga möten och andra strukturerade mekanismer hjälpte dem att hålla fokus. Täta, korta möten bidrar också till att skapa distansarbetsrelationer som främjar en känsla av tillhörighet och produktivitet. Distraktioner är oundvikliga på alla arbetsplatser, men de kan vara särskilt störande när man arbetar hemifrån. Barn, husdjur, TV och en knackning på dörren kan alla dra uppmärksamheten från det aktuella arbetet. Med verktyg som Serene för att blockera webbplatser, schemalägga dagen och spela fokusmusik kan det bli lättare att hantera distraktioner och få jobbet gjort.
Utan ömsesidig kunskap om varandras omständigheter kan distansarbetare anta att en kollega är otrevlig eller oprofessionell när så inte är fallet. Bra distansteam utgår från att det finns en positiv intention när en kollega beter sig på ett avvikande sätt och tar kontakt för att se vad som pågår. Detta kan förhindra missförstånd och felkommunikation och skapa mer förtroende och kontakt.
Håll kontakten
För många medarbetare har det varit stressigt att anpassa sig till distansarbete. Om en anställd inte känner sig stöttad kan skiftet leda till bristande förtroende och till och med utbrändhet. Cheferna är en viktig del i att skapa sammanhållna team för distansarbetare och bör vara uppmärksamma på tecken på att en medarbetare kämpar. Lyssna på deras oro, visa empati och kommunicera regelbundet. Uppmuntra dem att utnyttja förmåner som distansarbetsdagar under pandemin och ge dem möjlighet att vara flexibla under sina arbetstoppar.
Se också till att dina teammedlemmar har allt de behöver för att lyckas på sitt hemmakontor. Detta inkluderar rätt hårdvara, säkerhetsåtkomst, plattformsinloggningar samt tydliga policyer och kommunikationskanaler. Uppmuntra dem att använda verktyg som Google Workspace samarbetsverktyg, programvara för videokonferenser och plattformar för snabbmeddelanden. På så sätt kan alla hålla kontakten och vara produktiva. Du kan också försöka arbeta med ditt team för att fastställa några riktlinjer för teamkommunikation som de kan använda som referens.